| ||||||||||||||||
| ||||||||||||||||
| ||||||||||||||||
Корпоративные факс-системы Средства факсимильной связи в России
ЭКРАН 1. Отправить факс при помощи Faxination так же легко, как e-mail. Обзор решений Всем знакома ситуация, когда при отправке факсов приходится тратить по несколько минут на каждый документ. А сколько драгоценного времени мы теряем в очереди к факс-аппарату! Тем, кого волнуют подобные проблемы, эта статья будет особенно интересна. На первый взгляд экспансия систем электронной почты должна была отодвинуть на второй план применение факсимильной связи, и со временем вытеснить ее полностью. Но практика показывает, что оборот факсов не только не сокращается, но и продолжает расти, более того, системы факсимильной связи приобретают новые функциональные возможности. Естественно, современная факс-система должна мирно сосуществовать, а еще лучше - тесно взаимодействовать с почтовой системой. Но в чем же основные преимущества специализированных факс-систем по сравнению с обычными факс-аппаратами? Из наиболее очевидных я бы выделил два: появление новых возможностей и снижение затрат. Разберем их поподробнее. Новые возможности
Снижение затрат: происходит по следующим причинам:
Общее описание факс-системы По сути дела, факс-системы в локальных сетях представляют собой шлюзы, предназначенные для передачи факсов между пользователями локальной сети и внешними получателями по телефонным каналам и каналам WAN. Рассмотрим общие принципы работы факс-системы. Для того чтобы передать данные по факсу, пользователи с рабочей станции, при помощи клиентского ПО, направляют документы факс-серверу, который преобразует файлы в формат факса и осуществляет передачу. Приходящие факсы принимаются факс-сервером, после чего с ними производятся заранее заданные операции: автоматическая печать на принтер или маршрутизация в почтовые ящики пользователей. Компьютеры, функционирующие как факс-серверы, обычно состоят из стандартной аппаратной платформы, программного обеспечения факс-сервера и устройства передачи факсов. Существует два основных подхода к построению факс-серверов. В соответствии с первым в локальную сеть устанавливается "черный ящик", к которому подключаются телефонные линии. На клиентские машины устанавливается специальное ПО для работы с факсами. Преимуществом такого подхода является надежность и простота, а его слабой стороной - жесткая привязка к производителю оборудования, недостаточная гибкость и масштабируемость решения. Другой подход предполагает использование универсальных решений. В этом случае факс-сервер состоит из:
Решения такого типа - более гибкие: они позволяют интегрировать факс-решение в существующую систему как на уровне инфраструктуры, так и на уровне клиентских приложений. Устройство для передачи факсов, будь то факс-модем, факс-плата высокого уровня или обычный факс-аппарат, в значительной степени определяет надежность, скорость передачи и производительность. Модемы типа данные/факс - это устройства для массового рынка, совместимые с принятыми для факсимильной связи стандартами. Решение с использованием факс-модемов обходится относительно недорого, но, к сожалению, применять их в качестве факса в корпоративной среде НЕцелесообразно. Например, если будет выполнена передача только 90% факсов при широковещательной передаче в 300 адресов, остальные 30 передач кому-то придется выполнять вручную. Решения с использованием специализированных факс-плат более надежны и, кроме того, легче масштабируются. Главная особенность коммерческих факс-плат в том, что на них имеется собственный процессор. При отправке факса обычным факс-модемом большая часть работы ложится на процессор компьютера. Факс-платы имеют встроенный процессор, который и выполняет всю черновую работу по отправке и приему документов, не загружая основной процессор. "Бортовой" процессор факс-платы позволяет факс-системам легко адаптироваться к растущей нагрузке, и, кроме того, он гораздо лучше справляется с обработкой больших объемов данных при рассылке факсов. Допустим, работая под Windows, пользователь посылает факс и при этом запускает какую-либо задачу или переключается на другое приложение, значительно загружающее процессор компьютера - при использовании факс-модема отправляемый факс скорее всего не пройдет. Это происходит из-за того, что у факс-модема "кончаются данные", так как Windows занимала процессор дольше допустимого времени. Каждый раз, когда факс-модем прерывает свою работу по отправке факса, у него имеется очень немного времени для получения следующей порции данных и отправки ее по линии связи, прежде чем произойдет разрыв соединения. С этой проблемой часто сталкиваются пользователи факс-модемов, работающие в многозадачных системах типа Windows. Некоторые задачи занимают процессор по несколько секунд. В общем, необходимо различать нужды частного пользователя и задачи по обработке факсов "промышленного уровня". В последнем случае стоит использовать многоканальные коммерческие факс-платы. По пропускной способности, готовности к работе в гетерогенных средах и к преодолению всякого рода трудностей при передаче факса такие платы превосходят любые факс-модемы. Но за подобную "индустриальную мощь" нужно платить. Правда, если разрабатывается система, которой клиенты действительно смогут пользоваться, экономить на этом не стоит. Сегодня особенно широкое распространение получили факс-платы компании Dialogic (Gammafax) и Brooktrout (см. Таблицу 1). Существуют факс-платы как для аналоговых линий, так и для ISDN (BRI). Эти платы встречаются в ISA- и PCI-исполнении, на 1, 2, 4, 8 и 12 факс-линий, при этом в компьютер их может быть установлено несколько. Если требуется большее количество линий, устанавливается интерфейсная плата PRI и факс-платы до 32 линий. Например, Dialogic CP4/LSI - четырехканальная факсимильная плата ISA с возможностью подключения четырех аналоговых линий. Она идеально подходит для работы с большим потоком факсимильных сообщений. Плата имеет:
Как выбрать факс-систему При всем многообразии существующих сегодня факс-систем выбрать оптимальное решение нелегко. На первый взгляд задача этих систем сводится к обеспечению приема и передачи факсов в компании. Вместе с тем, существует ряд требований, которым должна удовлетворять корпоративная факс-система. Перечислим их:
Как правило, программная часть факс-системы состоит из нескольких модулей:
Понятно, что каждый из этих модулей должен соответствовать изложенным выше требованиям. Факс-системы в России Универсального решения, которое может быть предложено в любой
ситуации, естественно, нет. Далее перейдем к обзору корпоративных факс-систем,
удовлетворяющих изложенным выше требованиям и, вместе с тем, имеющих ряд
индивидуальных особенностей, которые позволяют решать большинство задач,
связанных с обработкой факсов. Я подготовил данный обзор, используя собственный
опыт установки и поддержки решений у заказчиков, среди которых: ММВБ
(Faxination, факс-платы Brooktrout), фармацевтическая компания "Время"
(Faxination, факс-плата Dialogic, интеграция с SAP R/3), Приморское Морское
Пароходство (Faxination, интеграция с Lotus Notes), Сибирско-Уральская
Алюминиевая Компания (FaxSys, интеграция с Novell Groupwise), Toyota Business
Car (SmartPhone, интеграция с АТС Siemens) и многие другие. Базовые
характеристики систем представлены в Faxination for MS Exchange Server Тем, кто уже использует MS Exchange Server для обмена сообщениями электронной почты, имеет смысл расширить его возможности - поручить системе Faxination for MS Exchange отправку и прием факсов. Процесс установки относительно прост. Faxination for Microsoft Exchange реализован как служба Windows NT. Faxination по отношению к Exchange является факс-коннектором, наряду с имеющимися коннекторами Exchange X.400 и SMTP. Faxination может быть установлен как на тот же сервер, что и Microsoft Exchange, так и на выделенный компьютер, при этом на Exchange-сервере будет удаленно установлен минимальный набор компонентов. Некоторые трудности могут возникнуть из-за того, что стандартная программа установки не предусматривает поддержку русского языка, однако эта проблема легко решается. Администрирование продукта производится из Faxination Server Administrator, однако благодаря тесной интеграции с Exchange Server большинство параметров может быть настроено из программы управления Microsoft Exchange Server Administrator. Журнал работы Faxination можно вести в Public Folder или в любой базе данных, например MS Access или MS SQL Server. Это позволяет быстро составлять любые отчеты о работе с факсами. Faxination интегрируется с клиентом Microsoft Exchange и Microsoft Outlook и не требует отдельного клиентского ПО. Все функции работы с сообщениями являются расширением возможностей клиента Exchange. Рассылка факсов с использованием Faxination не отличается от рассылки обычных сообщений электронной почты. При работе с факсами поддерживаются следующие функции:
Faxination обеспечивает высокий уровень экономии и контроля за использованием средств при передаче факсов. Faxination позволяет:
РИСУНОК 1. Архитектура системы на базе Faxination. Faxination for MS Exchange Server разработан, исходя из концепции True Integrated Messaging, в соответствии с которой пользователю предоставляется возможность работы с разнородной информацией из одного приложения. Набор дополнительных модулей обеспечивает возможность работы с телексами, сообщениями SMS, SITA в рамках единого клиентского приложения MS Outlook. Отдельно реализована интеграция с бизнес-приложениями SAP, с SMTP-совместимыми почтовыми системами (Lotus Notes/Domino, Netscape Mail). Существует возможность интеграции с сетевыми сканерами, например HP Digital Sender 9100. У Faxination имеются стандартная и корпоративная версии. Стандартная версия поддерживает только две линии и позволяет работать только с факс-сообщениями. В базовый комплект входит пять пользовательских лицензий. Рекомендации. Faxination компании Fenestrae ( FACSys Fax Messaging Gateway
ЭКРАН 2. FACSys Administrator. FACSys Fax Messaging Gateway компании Optus Software ( FACSys имеет свою собственную клиентскую часть, а также позволяет клиентам работать с факсами из Web-браузера и отправлять факсы по SMTP. Наряду с базовой функциональностью факс-сервера, FACSys имеет следующие особенности:
В продукте лицензируются пользователи системы; отдельно лицензируются клиенты Fax Connector for Microsoft Exchange - модуля интеграции с Microsoft Exchange Server. Рекомендации. FACSys я считаю оптимальным решением для компаний, ориентированных на платформу Windows NT c возможностью интеграции с почтовыми системами Novell Groupwise и Lotus Notes. Omtool Fax Sr.
ЭКРАН 3. Управлять Fax Sr можно из Microsoft Management Console. Fax Sr. - факс-сервер компании Omtool ( В отличие от Faxination, Fax Sr. имеет собственную клиентскую часть, а также позволяет клиентам работать с факсами из Web-браузера и отправлять факсы по SMTP. В отличие от многих других систем, Fax Sr. имеет:
ЭКРАН 4. Fax Sr-клиент. Fax Sr. Approval Manager позволяет реализовать процедуру регистрации и утверждения исходящих факсов специально уполномоченным сотрудником. Базовый комплект включает в себя лицензию на четыре факс-линии и 25 клиентских лицензий. Рекомендации. Fax Sr. может служить базой для построения корпоративной факс-службы компаний, использующих большое количество разнородных платформ. Novavox SmartPhone Smartphone компании Novavox (
ЭКРАН 5. Визуальная среда разработки SmartPhone. Система включает среду визуальной разработки приложений компьютерной телефонии пятого поколения. Поскольку данный обзор посвящен факс-системам, более подробно остановимся на факс-службе Smartphone. Сразу же стоит заметить, что, поскольку Smartphone - не специализированная факс-система, в ней реализованы только базовые возможности работы с факсами, такие, как простая отправка и прием факсов пользователем. Система устанавливается достаточно просто. Для работы используются платы Dialogic с поддержкой факса и голоса. В отличие от других систем, Smartphone поддерживает функцию "факс по запросу". В роли клиента Smartphone может выступать Outlook, который общается напрямую с сервером Smartphone. При необходимости система может быть интегрирована с любым сервером электронной почты по MAPI. В этом случае Smartphone выступает в роли обычного клиента почтовой системы, от имени которого пользователи получают входящие голосовые сообщения и факсы. К особенностям системы можно отнести наличие полного комплекта документации на русском языке. Лицензируются телефонные линии, пользователи почтовой системы, модули распознавания и синтеза речи. Рекомендации. Smartphone подходит тем компаниям, которым требуется автоматизация обработки телефонных звонков и возможность работы с факсами. Об авторе: Павел Гельван ( Таблица 1. Факс-платы для аналоговых линий и их приблизительная стоимость.
Таблица 2. Базовые параметры факс-систем.
Пример В качестве приложения к обзору хочу привести небольшое экономическое обоснование приобретения факс-системы. ПРИМЕР. За день компания отправляет/принимает 100 страниц факсов в день. Тогда за 250 рабочих дней получится 25 000 страниц. Экономия средств за счет внедрения факс-системы. 1. На отправку или прием факса вручную расходуется 10 мин. рабочего времени. Так как факс-система отправляет/принимает факсы автоматически, то каждый день экономится: 10 мин. x 100 страниц факсов = 16 часов - полный рабочий день двух сотрудников! 2. Каждый пришедший факс печатается на бумаге, затем его для удобства работы нужно копировать. Термобумага для факс-аппарата тоже стоит денег, а получение 50 страниц факсов в день - это почти полрулона такой бумаги. Чтобы отправить факс обычным образом, подготовленный документ нужно сначала распечатать на принтере и лишь затем идти к факс-аппарату. 3. В среднем междугородные факсы составляют половину общего числа отправляемых факсов. По крайней мере половину международных и междугородных факсов можно отправить после 18.00, когда телефонный тариф в три раза ниже. Экономия за год - 25 факсов х 3 мин. х 0,5 долларов/мин. х 250 = 9375 долларов. (3 мин. - среднее время соединения при передаче факса; 0,5 долларов/мин. - средняя экономия за счет снижения тарифа в off peak hours.) 4. Территориально распределенные компании получают возможность отправки факсов через Internet на региональные факс-серверы, с последующей рассылкой по локальным тарифам. 5. Дополнительную возможность сэкономить предоставляет использование профессиональных факс-плат, обеспечивающих значительное сокращение времени отправки многостраничных факсов. Кроме того, возможность группирования нескольких факсов с одним номером назначения для совместной отправки сокращает общее время отправления на 30%. Внедрение факс-системы в компании сохраняет в год:
(При этом экономия, обеспечиваемая п.п. 4 и 5, не учтена.) ИТОГО - 22 000 долларов. Достаточно сравнить эти цифры с объемом факсов в компании, чтобы понять: использование факс-системы с лихвой окупает расходы на приобретение ее самой и соответствующего оборудования.
|
|
| ||||||||||||||||
|